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GESTÃO DE COBRANÇAS A gestão de cobranças é uma das áreas mais ingratas e delicadas para qualquer empresa e adquire ainda maior importância na conjuntura económica atual. Um processo eficaz de cobranças pode fazer a diferença no equilíbrio financeiro de uma organização. Não existe nenhuma solução perfeita, que se possa aplicar em todas as empresas, para evitar o constrangimento da gestão de cobranças. No entanto, existem algumas boas praticas que pode implementar no seu processo de cobrança para que não só seja mais fácil e eficaz, mas também consiga diminuir os atrasos, esquecimentos e falhas dos seus clientes. Para garantir recebimentos atempados, evitando correr riscos desnecessários de cobrança difícil, é imprescindível antecipar e prevenir situações de incumprimento conhecendo, monitorizando e acompanhando adequadamente os clientes. A Inforap desenvolveu o módulo de gestão de cobranças, que é complementar ao módulo de tesouraria e contas correntes. Permite aos utilizadores responsáveis pelo tema de cobranças evitarem o escalar da situação e resolvê-la da forma mais amistosa possível e, ao mesmo tempo, garantir que o resultado pretendido se realiza – isto é, que a cobrança é concretizada. Este módulo destina-se a gerir o processo dos clientes que possuem responsabilidades em aberto e que, por isso mesmo, podem tornar-se incumpridores. Cobrança Preventiva. Relembre o cliente antes do prazo de pagamento. Preferencialmente alguns dias antes, de forma a relembrar que está a chegar a data-limite e perceber, pelo teor da resposta, se o seu cliente planeia ou não pagar a tempo. Automatize os seus processos de cobrança. Para estabelecer um melhor processo, implemente automatismos que, para além de lhe libertar tempo, lhe permitam ser mais eficiente nas cobranças. Um bom exemplo é a configuração de avisos automáticos para enviar ao cliente antes do prazo final de pagamento, como já referido anteriormente, e também após o prazo para clientes que estão em incumprimento. Depois de corretamente preenchidas as tabelas (aplicação, eventos padrão e responsáveis) de apoio a este módulo estar devidamente implementado, é possível obtermos uma lista de tarefas a realizar ou eventos pendentes, a serem tratados pelos utilizadores deste módulo. É ainda possível definirmos tarefas automáticas de envio de cartas de reclamações por email com o registo deste evento e a criação do próximo evento (telefonema ou outro email) automaticamente, assim como o envio de notificações por email de responsáveis internos associados ao processo de cobrança a ser tratado. No ecrã principal deste módulo, estão visíveis informações diversas do cliente a tratar, como o código, nome, contato, telefone, plafond, situação financeira e consultar o saldo vencido, em aberto do cliente, que poderá ser simultaneamente cliente e fornecedor. Premindo o botão Lista Telefónica, são disponibilizadas informações diversas de contacto, telefone, telemóvel, emails diversos e os diversos contactos preenchidos na tabela de contactos associados à ficha do cliente. Estes dados poderão ser ou não ser editáveis de acordo com o parâmetro “Dados cliente” definido na tabela da Aplicação. No Tabulador Documentos, são apresentadas todas as responsabilidades em aberto e já vencidas. Na coluna Observações Trans. Responsabilidade são apresentadas as observações inseridas no lançamento do evento, que seja do tipo T-Transf. com ou sem email, referente ao documento selecionando neste tabulador. É ainda apresentado o valor original e a data de emissão do documento selecionado. É mostrado ainda o total em débito e vencido de todas as responsabilidades em aberto disponíveis neste tabulador. O Botão Listar, permite listar os documentos sob a forma de análise. O Botão Listar Carta, permite listar a impressão da carta do(s) documento(s) selecionados para impressora, ecrã, pdf ou email. Esta opção cria automaticamente um evento de envio mail/carta no tabulador Eventos. Botão Introdução de Valor, permite registar um valor previsto para a responsabilidade. Esta opção cria automaticamente um evento de “previsão valor” no tabulador Eventos. Tabulador Eventos. Este tabulador apresenta todos os eventos, os que já estão concluídos, os não concluídos ou ambas as situações. Premindo o botão Novo, permite a criação de novos eventos (telefonemas, emails, etc). Cliente: Código e nome do cliente , Novo Evento.: Inserção do código evento, Data Hora de Registo: Data e hora da criação do novo evento, Evento: Inserção do código do evento a criar. Data Notificação, Data pela qual o utilizador será notificado do novo evento, Contato: Contato do cliente definido na ficha do mesmo, Descrição: Introdução da descrição o mais detalhada possível de forma a identificar a origem do evento, Resultado: Detalhe do resultado do evento. Exemplo: Satisfatório, Não satisfatório. No Menu Operações é possível criar novos eventos, editar eventos (fazendo duplo click, de eventos que estão por tratar e, que por isso, estão pendentes). Na opção Descrição de Documentos, é possível adicionar descrições às responsabilidades em aberto, disponíveis no tabulador Documentos. A opção Emitir Carta de Reclamação ou Reemitir Carta de Reclamação tal como o nome informa, permite a emissão da carta de reclamação ou a reemissão da carta de reclamação. Através da opção Analises estão disponíveis todas as funcionalidades associadas aos Mapas dinâmicos, que permitem extrair informação relacionada com a aplicação. A análise de tesouraria do da Inforap, permite ainda que saiba em qualquer altura o prazo médio de recebimentos e pagamentos para preparar o seu plano de tesouraria com base em dados reais e sem surpresas desagradáveis.