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Una volta che il preposto ha completato la compilazione di un incident ed avrà inviato quest’ultimo allo step successivo, ovvero in “Proposta Comitato”, l’applicativo spedisce in automatico una mail a tutti i componenti del Comitato. La mail ricevuta sarà come quella rappresentata in figura. L’oggetto riporta semplicemente che è stato inserito un nuovo incident. Nel corpo della mail è invece riportato: in quale centro è occorso l’incident, la data dell’evento, il nome del compilatore la data di compilazione il link all’incident. Si ricorda che per poter visualizzare l’incident, non sarà possibile cliccare direttamente sul link, ma sarà necessario copiare l’indirizzo sulla barra degli indirizzi del web browser google chrome, oppure accedere all’applicativo e dalla home page del modulo S-EWO cercare fra tutti gli incident proposti, quello registrato con il numero riportato nel link della mail. Le cinque X dell’esempio infatti, equivalgono al codice numerico con cui l’incident è registrato nell’applicativo. Si ricorda che per una più rapida ricerca dell’incident è possibile: selezionare lo stato “proposta comitato” dal menù degli stati, in questo modo l’applicativo mostrerà solamente gli incident nello stato “proposta comitato”, oppure selezionare l’intervallo di tempo interessato dall’evento nella parte in alto della home page del modulo S-EWO. Una volta aperto l’incident, i componenti del comitato potranno visualizzare le informazioni inserite dal preposto nella pagina “compilazione”, al fine di stabilire la o le cause radici che hanno portato all’evento e definire uno o più piani di ripristino affinché la stessa tipologia di evento non si ripeta. Nota Bene: Se dalla data di compilazione dell’incident alla riunione di comitato sono giunte ulteriori informazioni sull’incident stesso, i componenti del comitato possono integrare quanto inserito dal preposto. Per far ciò basterà cliccare sul pulsante “modifica” che da nero diverrà celeste. La stessa operazione comunque andrà fatta per poter inserire la o le cause radici e il o i piani di ripristino. Vediamo ora, continuando l’iter processuale dell’incident riportato nella mail, quali passi dovrà seguire il comitato per analizzare e inviare allo step successivo l’evento. Il comitato lavorerà nella pagina “proposta comitato”. Nella parte in alto di questa pagina sono riportati i box relativi alle azioni e condizioni non sicure che andranno selezionati per definire la o le cause radici che hanno portato all’evento. Sia per le azioni che le condizioni, è possibile selezionare dai menù a tendina una o più cause. Per ogni menù inoltre, è possibile integrare tali informazioni inserendo anche un testo libero. Per l’incident occorso presso il CD di Guidonia, utilizzato come esempio, le cause che hanno portato l’evento sono molteplici e si possono stabilire in condizioni non sicure ed in particolare nella carenza di manutenzione e nell’inosservanza del contratto da parte della ditta di manutenzione del verde. Nella parte in basso della pagina è presente il box del piano di ripristino. Le informazioni da inserire riguarderanno: la descrizione del piano da implementare l’obiettivo che si prefissa il piano il responsabile di chi seguirà l’implementazione del piano il target, ovvero cosa si vuole raggiungere con il piano proposto il KPI (key performance indicator) ovvero lo strumento che ci permetterà di monitorare se il piano procederà correttamente KPI inizio, ovvero il valore dell’indicatore di performance nello stato iniziale di implementazione del piano KPI fine, ovvero il valore dell’indicatore di performance nello stato finale di implementazione del piano Data approvazione del piano, ovvero la data di quando si è riunito il comitato ed ha proposto e approvato un piano di ripristino Data presunta chiusura, ovvero la data che il comitato ha ipotizzato per la chiusura delle azioni implementate con il piano di ripristino, che dovrà tener conto per ogni piano di tutti i fattori possibili (esempio durata certificato infortunio dipendente, risoluzione media di un ticket immobiliare e così via) Data chiusura, ovvero la data in cui un piano è stato chiuso