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3. Archiviazione sull’EPR dei documenti costituenti la cartella clinica elettronica, di competenza dell'applicativo cartella clinica elettronica, non archiviati in precedenza. 4. Creazione dell’Indice cartella clinica elettronica, come indicato. 5. Firma digitale dell’indice cartella clinica elettronica da parte del Direttore di struttura / Primario Medico (o suo Delegato autorizzato), finalizzata ad attestare la completezza del documento. 6. Creazione del PDF Riepilogativo della cartella clinica elettronica, come precedentemente descritto. 7. Archiviazione su EPR aziendale dell’indice cartella clinica elettronica(digitalmente firmato) e del PDF riepilogativo (in copia semplice), per uso interno. La procedura dovrà permettere la costruzione dell’indice anche in mancanza di alcuni documenti non ancora disponibili per ragioni clinico-operative alla dimissione del paziente , consentendo quindi la rapida archiviazione e conservazione della cartella clinica elettronica. La procedura di chiusura potrà essere ripetuta ogni qualvolta si renda disponibile uno dei documenti mancanti e comunque dovrà essere svolta per la chiusura definitiva (ovvero disponibilità di tutti i documenti previsti). Ad ogni esecuzione si dovrà provvedere all’archiviazione dei soli nuovi documenti ricevuti, del nuovo PDF riepilogativo e del nuovo indice, che verrà archiviato come “sostitutivo” del precedente. I prodotti cartella clinica elettronica dovranno invece supportare tutte le modalità operative sopra descritte, con apposite funzionalità attivabili a seconda delle specifiche dettate dai singoli Enti. Sarà invece in carico all'EPR ed agli altri sistemi di archiviazione utilizzati, la Conservazione a norma di legge dei singoli documenti costituenti la cartella clinica elettronica(indice cartella clinica elettronica incluso). Inoltre, considerato che la Conservazione costituisce anche un metodo efficiente per il consolidamento temporale dei documenti firmati digitalmente, è opportuno, che l’EPR e gli altri sistemi di archiviazione procedano alla loro conservazione nel minor tempo possibile dal momento della loro archiviazione. Ne consegue che tale operazione, sui documenti della cartella clinica elettronica firmati digitalmente archiviati su EPR o altro sistema di archiviazione durante il ricovero (es. referti), potrà avvenire anche prima della effettiva chiusura della cartella clinica elettronica. L’utilizzo di una specifica standard permetterà di soddisfare la necessità, da parte di tutti i sistemi preposti alla archiviazione della cartella clinica elettronica, primi tra tutti l’EPR e il Sistema di Conservazione, di fruire di una modalità univoca per svolgere le verifiche di “completezza certificata” (intesa come presenza di tutti i documenti) della cartella clinica elettronica in esame. Una proposta di struttura di indice cartella clinica elettronica è riepilogata di seguito: