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È richiesto l’accesso formale nei seguenti casi: quando sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi; quando sorgano dubbi sulla sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite; quando sorgano dubbi sull’accessibilità del documento; quando non si può immediatamente escludere la presenza di controinteressati. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l’amministrazione, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.