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Ogni riunione ha un prima, un durante e un dopo. È noto che si debba dedicare, più tempo alla progettazione della riunione, che allo sviluppo della riunione stessa. Il Coordinatore, deve progettare la riunione gestendola come se fosse un progetto a sé stante, con un buon uso delle tecniche gestionali (Project Management). Se necessario, è bene che elabori un Piano di Progetto dedicato alla riunione, pensando anche a una analisi dei rischi, e di “cosa-succede-se”, (what-if). Ad esempio, è meglio definire prima cosa fare, se dovesse mancare uno dei relatori per la riunione