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Slide 101 Il documento principale del nostro processo di Stampa unione può essere una comunicazione, ad esempio una lettera, da inviare ad un elenco di nominativi. Come prima cosa prepariamo il documento. Inseriamo i contenuti testuali e grafici, impostiamo la formazione necessaria e prepariamo il documento alla stampa finale. Lasciamo vuoto lo spazio da riempire con i dati degli intestatari, che possono anche essere inseriti in mezzo al testo della documento. Fatto questo, salviamo il documento in memoria. Slide 102 Partendo da quello che è il nostro documento principale, facciamo click sul pulsante «Inizia stampa unione» presente nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere. Nell’elenco di scelta che ci appare, facciamo click sulla voce «Lettera» per indicare il nostro file come documento principale. Slide 103 A questo punto indichiamo quale è la lista di distribuzione. Facciamo click sul pulsante «Seleziona destinatari» del gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere. Nell’elenco di scelta che ci appare facciamo click su «Usa un elenco esistente». Nella finestra che si apre, cerchiamo in memoria il file che rappresenta la nostra lista distribuzione. Lo selezioniamo e poi facciamo click sul pulsante «Apri» per completare l'azione o su «Annulla» per interromperla. Slide 104 Una volta indicata la lista di distribuzione, possiamo usare il pulsante «Modifica elenco destinatari» presente nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere per visualizzare l'elenco dei nominativi. Possiamo scegliere se mantenerli tutti o deselezionarne alcuni in modo che non vengano inclusi nella procedimento di stampa unione. Poi confermiamo col pulsante «OK» oppure chiudiamo la finestra con la X che c’è in alto a destra. Slide 105 Sulla finestra dei destinatari, che abbiamo attivato con il pulsante «Modifica elenco destinatari» della scheda Lettere, troviamo due pulsanti per ordinare e filtrare l’elenco dei nominativi. Per procedere con l’ordinamento secondo una delle colonne presenti nella lista di distribuzione, facciamo click sul pulsante «Ordina». Nella finestra che appare, indichiamo quale è il campo sul quale ordinare e quale è il tipo di ordinamento. Se dobbiamo cancellare le indicazioni impostate, facciamo click sul pulsante «Cancella tutto». Poi confermiamo col pulsante «OK» o annulliamo l’azione. Per applicare un filtro, facciamo click sul pulsante «Filtro». Nella finestra che appare, indichiamo quale è il campo sul quale applicare il filtro, quale è il criterio di confronto e quale il valore di riferimento. Se dobbiamo cancellare le indicazioni impostate, facciamo click sul pulsante «Cancella tutto». Poi confermiamo col pulsante «OK» o annulliamo l’azione. In entrambi i casi, possiamo aggiungere più livelli di ordinamento e più condizioni di filtro, per soddisfare le nostre esigenze. Slide 106 Se lo riteniamo utile possiamo inserire una formula di apertura che ci permette, attraverso la finestra di dialogo, di scegliere tra diversi tipi proposti, come per esempio i saluti iniziali. Posizioniamoci col cursore del mouse nel punto del documento dove vogliamo che appaia la formula di apertura e poi facciamo click sul pulsante «Formula di apertura» presente nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere. Nella finestra che si apre scegliamo la formula da inserire. Poi confermiamo col pulsante «OK» o annulliamo l’azione. Slide 107 A questo punto, dobbiamo inserire nel documento principale le informazioni della lista di distribuzione, che rappresentano i campi della stampa unione. Posizioniamoci col cursore del mouse nel punto del documento dove vogliamo inserire il primo campo, poi facciamo click sulla freccina nera che c’è accanto al pulsante «Inserisci campo unione» presente nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere. Nell’elenco di scelta che appare, facciamo click sul primo campo da inserire. Nel punto in cui ci siamo posizionati, appare il nome del campo racchiuso tra doppi simboli di maggiore e minore. Quindi non vediamo il dato reale della persona ma l’etichetta della colonna, ad esempio Nome. Continuiamo ad inserire i campi, posizionandoci man mano nel punto opportuno del documento ed inserendo quando necessario gli spazi o andando a capo tra i vari campi. Possiamo formattare i campi come facciamo con il resto del contenuto testuale. Slide 108 Possiamo personalizzare il documento facendo in modo di inserire un testo se si verifica una condizione o un testo diverso in caso contrario. Per esempio, se nella lista di distribuzione abbiamo un’indicazione sul genere dei destinatari, possiamo fare in modo di avere due diversi testi, che potrebbero essere una formula di aperura, a seconda che il destinatario sia di sesso maschile o femminile. Per ottenere ciò, utilizziamo la regola If che ci mette a disposizione la stampa unione. Posizioniamo il cursore del mouse nel punto del documento dove vogliamo inserire il testo, poi facciamo click sul pulsante «Regole» presente nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere. Nell’elenco di scelta che appare, facciamo click sulla voce If. Nella finestra che si apre impostiamo il campo, il criterio e il valore, che rappresentano la nostra condizione. Poi inseriamo il testo che vogliamo appaia se la condizione si verifica e quello che vogliamo nel caso opposto. Poi facciamo click sul pulsante «OK» per confermare o su «Annulla» per interrompere l’azione. Slide 109 Come facciamo a vedere i dati veri e propri della lista di distribuzione? Una volta inseriti i campi, per visualizzare realmente i dati degli intestatari facciamo click sul pulsante «Anteprima risultati» presente nel gruppo Anteprima risultati della scheda Lettere. Per scorrere i vari nominativi usiamo i pulsanti con le frecce presenti nel gruppo Anteprima risultati della scheda lettere. Slide 110 A questo punto possiamo iniziare la finalizzazione della procedura. Un modo per completare la stampa unione è la creazione di un file che contenga i singoli documenti, ognuno con la propria intestazione. Per far questo, facciamo click sul pulsante «Finalizza e unisci» presente nel gruppo Fine della scheda Lettere. Nell’elenco di scelta, facciamo click sulla voce «Modifica singoli documenti». Nella finestra che si apre, indichiamo per quali record, che rappresentano i nominativi, vogliamo generare i relativi documenti. Fatta la nostra scelta, facciamo click sul pulsante «OK» per confermare o su «Annulla» per interrompere l’azione. Se abbiamo confermato, viene generato un nuovo file con tante copie del documento principale quanti sono i record indicati.