Read Aloud the Text Content

This audio was created by Woord's Text to Speech service by content creators from all around the world.

Text Content or SSML code:

Slide 33 Affrontiamo ora gli strumenti di Teams orientati alla facilitazione della collaborazione all’interno dei gruppi di lavoro Slide 34 La funzione «Team», presente solo nelle versioni di Microsoft Teams per il lavoro, è dedicata a mantenere i membri di un’organizzazione in contatto fra loro su uno specifico argomento, sull’andamento di un progetto o sulla prosecuzione dei compiti di un reparto. Una persona può essere inserita in più di un team allo stesso tempo (ad esempio, può essere contemporaneamente membro dell’Amministrazione e fare parte del progetto della nuova strategia che comprende in modo trasversale membri di più reparti). La schermata di lavoro dei Team può essere aperta attraverso l’apposita icona sulla sinistra (numero 1). All’interno, al numero 2, troviamo una lista dei gruppi di lavoro di cui facciamo parte (detti appunto «Team»). Sulla destra, al numero 3, vediamo invece il contenuto delle conversazioni che si svolgono all’interno del team selezionato. Ogni team è contraddistinto da una piccola icona colorata (grigia, rosa e rossa nell’esempio sopra), e può contenere diverse zone di discussione chiamate «canali», che esamineremo in seguito. Le opzioni di gestione dei Team potranno variare a seconda dei permessi che la nostra organizzazione ci ha assegnato, quindi è possibile che non tutti gli esempi che vedremo valgano nel nostro caso specifico. Slide 35 Per gestire i team esistenti possiamo fare clic sull’icona dell’ingranaggio presente in basso a sinistra, al numero 1: questo aprirà sulla destra un pannello in cui vedremo la lista dei team esistenti, con i relativi dati. Ad esempio, possiamo vedere in che ruolo partecipiamo a ciascun team all’interno della colonna «Appartenenza» (numero 2), o anche un conteggio dei membri (numero 3) o il tipo di team (numero 4): nel nostro esempio rispettivamente privato, aziendale, e pubblico. Possiamo gestire singolarmente ogni team, secondo il nostro livello di permessi, cliccando sull’ormai familiare icona delle opzioni aggiuntive posta sulla destra nella riga di ogni team (numero 5). Possiamo ad esempio invitare un nuovo componente con il comando “Aggiungi membro”, oppure, abbandonare il team di lavoro, o - se siamo amministratori - terminare il lavoro del team con l’opzione «Elimina il team». Slide 36 Per creare un nuovo team di lavoro, possiamo cliccare su “Crea un team” (numero 1, in alto a destra nella schermata di gestione dei team). Possiamo poi scegliere la voce “Da zero” (passaggio 2), che crea un team con un’organizzazione di base. La schermata ci propone anche dei modelli organizzativi predefiniti per compiti e progetti specifici, ma nel nostro esempio analizzeremo la procedura standard.Al passaggio 3 ci verrà chiesto di decidere se il team sarà pubblico o privato: la differenza è che i team pubblici sono aperti a chiunque voglia farne parte, mentre per entrare in un team privato è necessario un invito dal responsabile. Una volta fatta questa scelta, sarà sufficiente assegnare un nome al gruppo (passaggio 4) e in seguito aggiungerne i membri (passaggio 5). Da notare che possiamo invitare anche membri esterni all’organizzazione digitando i loro indirizzi email. Ad esempio potremmo includere in un team anche un fornitore, o un collaboratore freelance che lavora per noi solo su un progetto specifico. Una volta terminata la procedura di scelta dei membri con il relativo pulsante «Aggiungi» possiamo terminare con il comando «Chiudi» (numero 6) e troveremo il nostro nuovo team in fondo alla lista nella finestra principale (numero 7). Slide 37 Poiché all’interno di un team di lavoro gli argomenti di discussione possono essere numerosi e molto diversi tra loro, la conversazione viene mantenuta organizzata dalla possibilità di creare diversi “canali” (numero 2), che possiamo immaginare come “stanze virtuali” nelle quali si parla di un solo argomento specifico (ad esempio, la fatturazione all’interno del team dell’amministrazione, o i social media nel team di comunicazione). Ogni Team nasce sempre con una “stanza virtuale” aperta a tutti i membri, chiamata “Generale”, ma è possibile creare nuovi canali basati su argomenti e temi di lavoro specifici all’interno del gruppo o dell’organizzazione. Per mantenere la schermata più ordinata possiamo espandere o nascondere la lista dei canali di un team facendo clic sulla freccia corrispondente (numero 3). Slide 38 Per creare un nuovo canale è sufficiente cliccare sulle opzioni di un team (nel nostro esempio, quello generale dell’azienda, al numero 1), quindi scegliere “Aggiungi canale” (passaggio 2). Ci verrà chiesto un nome per il nuovo canale (numero 3), e dovremo specificare attraverso l’opzione “Privacy” se  il canale sarà visibile a tutti i membri del team, o solo ad alcuni (passaggio 4). In questo caso ci verrà presentata un’ulteriore schermata (simile ad altre già viste in precedenza) in cui dovremo andare a definire i membri del team che avranno accesso al canale. Concludendo la procedura con il pulsante «Aggiungi» (numero 5), troveremo il nuovo canale all’interno del team selezionato. Slide 39 All’interno di ciascun canale la discussione procede per “Conversazioni”, ossia un flusso di messaggi, o «Post», che parte da uno spunto iniziale (una domanda, un documento, ecc.) e continua di risposta in risposta. Per creare una conversazione è necessario cliccare su “Nuova conversazione” nella parte inferiore della schermata dei post (passaggio 1). Le opzioni che accompagnano il testo sono estremamente simili a quelle già viste per la funzione Chat: possiamo aggiungere una formattazione al testo con il tasto “A” e la relativa barra di opzioni (numero 2), e - se le impostazioni del canale lo permettono - possiamo decorare il messaggio con emoticon e altri ornamenti grafici. A differenza della funzione Chat, però, le opzioni di formattazione ci permettono di arricchire il messaggio con elementi aggiuntivi: - possiamo aggiungere un titolo (utile per far capire bene che si tratta di un nuovo spunto di discussione), come al numero 3 - possiamo menzionare un membro del team utilizzando il carattere “chiocciola” prima del suo nome (numero 4), assicurandoci così che l’utente riceva una notifica in evidenza nella sua scheda “Azioni” e che il messaggio diretto a lui non passi inosservato; - possiamo poi configurare il testo come una conversazione “normale” o come un “annuncio” (con una grafica molto più evidente utile per mettere in risalto un traguardo o un testo particolarmente importante, come nell’esempio 5). - Possiamo infine chiedere a Teams di pubblicare lo stesso messaggio contemporaneamente in più canali, magari per assicurarci che diversi team ne vengano a conoscenza (numero 6)