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Slide 25 Vediamo ora come effettuare chiamate e videochiamate tramite Teams Slide 26 La funzionalità “Chiamate” ci permette di contattare gli altri membri della nostra organizzazione attraverso i dispositivi audio e video del computer e senza usare il telefono. Per effettuare una chiamata rapida è sufficiente entrare nell’apposita sezione (numero 1), quindi cliccare sul pulsante “Chiama” (numero 2) e digitare il nome o l’indirizzo email del contatto da chiamare nel campo apposito che comparirà (numero 3). E’ anche possibile inserire più nomi contemporaneamente: in questo modo verrà effettuata una chiamata di gruppo. Una volta scelti i destinatari si può scegliere se fare una chiamata audio o video cliccando sul pulsante corrispondente (numero 4). In entrambi i casi si aprirà una finestra aggiuntiva attraverso cui verrà gestita la chiamata, e che vedremo successivamente.Nella scheda di chiamata, Teams ci propone anche un elenco di contatti suggeriti (numero 5), che possiamo contattare rapidamente, sempre in audio o video. Slide 27 La scheda “Chiamate” è arricchita anche da una funzione “Composizione veloce” (numero 1), che consente di richiamare rapidamente i contatti che chiamiamo più spesso: possiamo aggiungere questi contatti cliccando sul bottone “Aggiungi composizione veloce” (2) e digitando il nome del contatti da inserire seguito dal bottone “Aggiungi” (3). La scheda del contatto verrà quindi inserita tra quelle salvate (numero 4). All’interno della scheda troviamo come sempre un pulsante per le chiamata audio e video (5), e un menù di opzioni aggiuntive (numero 6), tra cui vediamo anche la possibilità di iniziare o proseguire una chat 1-a-1 con la persona selezionata e la possibilità di rimuovere la persona dai contatti salvati. Slide 28 Possiamo anche raggruppare all’occorrenza diversi contatti di composizione veloce in gruppo attraverso l’opzione “Nuovo gruppo” (numero 1). Ci basterà assegnare un nuovo nome al gruppo (come nell’esempio 2), e infine, una volta che il nuovo gruppo vuoto sarà creato potremo gestirlo e aggiungere nuovi membri attraverso il corrispondente menù delle opzioni (numero 3) e il comando “Aggiungi un contatto al gruppo” (4). L’eventuale eliminazione di un gruppo o la rimozione di un contatto non cancellerà il contatto stesso, che rimarrà disponibile in altri gruppi o nella sezione «Altri contatti». Slide 29 Eventuali contatti che non chiamiamo di frequente possono essere inseriti all’interno della rubrica personale, chiamata semplicemente “Contatti” (numero 1). La rubrica dispone di una funzione di ricerca rapida (2), e di un pulsante di aggiunta manuale di nuovi contatti (numero 3) che funziona in maniera analoga a quanto visto in precedenza. I contatti che inseriamo nella lista possono poi essere cancellati o aggiunti ai contatti di «Composizione veloce», che abbiamo visto poc’anzi, cliccando sul contatto con il tasto destro sul contatto scelto e scegliendo “Aggiungi a composizione veloce” oppure «Rimuovi contatto» (numero 4). A seconda delle impostazioni della nostra organizzazione, è possibile che la rubrica sia già popolata con i contatti dei nostri colleghi. Slide 30 Come abbiamo anticipato, effettuando una chiamata audio o video verrà aperta una nuova finestra con tutti i dati e le opzioni relative. Al centro troviamo la zona dove compariranno i flussi video (se disponibili) o gli avatar dei partecipanti alla chiamata, mentre in alto troviamo una barra con tutti i comandi principali: Al numero 1, «Visualizza partecipanti», che ci mostra una lista di chi sta partecipando alla chiamata, e il suo stato. Digitando un nome all’interno del pannello è possibile aggiungere altri partecipanti anche durante la chiamata. A seconda delle impostazioni, le persone che entrano nel meeting potrebbero rimanere in una “Sala d’attesa virtuale” in attesa che qualcuno ne approvi l’ingresso. Il pulsante «Chat», al numero 2, ci dà la possibilità di scambiare messaggi di testo con i partecipanti (ad esempio se non riescono a sentirci, o per condividere collegamenti o altri documenti). Il numero 3 è il comando «Alza la mano», utile per far sapere gentilmente ai colleghi che vogliamo intervenire durante una discussione attraverso un’apposita icona ben visibile nella parte inferiore della chiamata. Al numero 5, i comandi per attivare o disattivare videocamera e microfono. Al numero 6, il comando per attivare o disattivare la condivisione dello schermo. e infine, al numero 7 il pulsante per abbandonare o terminare la chiamata. Abbandonando la chiamata, se sono presenti tre o più partecipanti, gli altri rimarranno collegati. Se invece terminiamo la chiamata, la comunicazione viene chiusa per tutti. Slide 31 Abbiamo accennato come sia possibile condividere con i colleghi il proprio schermo durante una chiamata. Attivando la relativa funzione nel menù superiore, ci verrà presentato un pannello di opzioni nella parte inferiore della chiamata. All’interno di questo pannello potremo scegliere se condividere con gli altri tutto il nostro schermo, o «Desktop» (numero 1), oppure solo una finestra specifica tra quelle aperte sul computer (numero 2) . A seconda delle impostazioni di Teams e del numero di partecipanti, è possibile condividere anche una lavagna virtuale sulla quale prendere appunti e collaborare in diretta con i colleghi (numero 3). Attraverso l’opzione «PowerPoint» (numero 4) è possibile caricare una presentazione dal PC o dal cloud, e avviare le diapositive senza dover aprire il software. Durante la condivisione dello schermo, l’interfaccia della chiamata viene ridotta a una piccola finestrella sovrapposta al nostro lavoro (numero 5), all’interno della quale troviamo i comandi di base e anche quello per terminare la condivisione. Slide 32 Le riunioni virtuali di Teams permettono anche di condividere una speciale lavagna e una funzionalità «note», utili per prendere appunti e disegnare schizzi durante i meeting. La lavagna, come abbiamo visto in precedenza, è accessibile attraverso le opzioni di condivisione dello schermo quando al meeting partecipano 3 o più persone. Una volta attivata (numero 1) sarà possibile disegnare sullo sfondo con pennarelli colorati e aggiungere testi modificabili a piacimento. A meno di specifiche limitazioni imposte dall’organizzazione, tutti i partecipanti potranno interagire con questa funzione contemporaneamente. La funzionalità «note», invece, consente a un eventuale verbalizzatore di prendere appunti in forma di testo durante la discussione: basta che accediamo al menù delle opzioni aggiuntive (numero 2) e da qui all’opzione «Note riunione» (numero 3). Queste note si apriranno nella finestra principale di Teams, all’interno della funzione «Chat» in cui verrà creata una voce corrispondente alla riunione in corso (numero 4). Al termine del meeting, troveremo sia la lavagna che le note in questa stessa finestra, all’interno delle schede corrispondenti (numero 5) e avremo ancora la possibilità di collaborare e apportare modifiche a piacimento.