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Slide 16 Vediamo ora come iniziare a familiarizzare con l’interfaccia del software e le suo funzionalità di base Slide 17 La vera porta di accesso a tutto il nostro lavoro è la barra delle funzioni, posta sulla sinistra. Fatte salve eventuali funzioni non previste dalla nostra organizzazione, si divide in: «Azioni», numero 1: è una cronologia di tutto quello di importante che succede all’interno del nostro account Teams. Ad esempio, possiamo verificare da qui se qualcuno ci ha aggiunto ad un team di lavoro, o se abbiamo perso una chiamata. «Chat», numero 2: è un sistema di conversazione rapida tra gli utenti di Teams, al di fuori dei gruppi di lavoro. E’ un buon posto in cui fare conversazioni private o di argomento non strettamente attinente al team di lavoro. «Team», numero 3: è la sezione in cui si concentra l’attività dei gruppi di lavoro. Qui dentro le conversazioni e le attività procedono in maniera più ordinata, e in modo più focalizzato sugli obiettivi del gruppo. «Riunioni», numero 4: un calendario semplificato in cui pianificare le videoconferenze tra i vari membri dell’organizzazione «Chiamate», numero 5: è un sistema rapido per fare chiamate vocali e videochiamate tra i membri dell’organizzazione, al di fuori dei gruppi di lavoro. «File», numero 6: è la raccolta di tutti i documenti che abbiamo scambiato con i nostri colleghi durante la durata del nostro utilizzo di Teams, accessibili indipendentemente dal gruppo di lavoro. Ulteriori funzioni, numero 7: sono app aggiuntive, o plug-in, che possono estendere le funzionalità base di Teams, e che possono variare in base alle specifiche della nostra organizzazione. Se il nostro schermo è troppo piccolo, è possibile che alcune delle altre icone si trovino dentro questa voce. Vediamo ora le funzioni principali in dettaglio. Slide 18 Le Azioni sono l’equivalente delle “notifiche” sul nostro smartphone, ossia un riepilogo cronologico di quanto riguarda il nostro profilo. Siamo stati menzionati direttamente in un messaggio? Oppure siamo stati aggiunti a un nuovo team di lavoro? Ritroviamo questi “momenti chiave” in questo pannello. Cliccando sull’icona «Azioni» (numero 1), nella parte sinistra della zona di lavoro si aprirà riepilogo punto per punto - anche chiamato “Feed” - di quando un altro membro dell’organizzazione ci ha coinvolto (numero 2). Cliccando su una voce del riepilogo (numero 3), potremo esaminarla in dettaglio (numero 4).Cliccando sulla voce “Feed” (nel riquadro arancione in alto a sinistra) possiamo anche selezionare la lista di quanto abbiamo fatto noi, ossia “Mie azioni”, che ha un funzionamento analogo. Slide 19 Cliccando sull’icona «Chat» (numero 1) troviamo un sistema di messaggistica non molto diverso da whatsapp, telegram o altri sistemi simili ai quali siamo abituati sul nostro smartphone. La differenza è che la Chat di Teams funziona solo con i membri interni alla nostra organizzazione.All’interno della chat possiamo vedere un pannello con le conversazioni in corso con altri membri (sulla sinistra, al numero 2). Cliccando su una conversazione (numero 3) possiamo vederne il contenuto (numero 4) e aggiungere nuovi messaggi (numero 5).Le conversazioni già lette compaiono con un carattere più leggero, mentre quelle con messaggi ancora da leggere saranno in grassetto con un puntino nero sulla sinistra (come nel riquadro arancione. Il numerino rosso accanto all’icona «Chat» (numero 1) conteggia il numero di conversazioni non ancora lette, proprio come sullo smartphone Slide 20 Per cominciare a chattare con qualcuno è sufficiente cliccare sul pulsante “Nuova chat” (numero 1), e scegliere le persone a cui vogliamo scrivere, come mostrato nel passaggio 3. Possiamo creare chat con una o più persone contemporaneamente. Digitando le prime lettere del nome, il sistema dovrebbe suggerire già l’opzione o le opzioni corrette. Creando una nuova conversazione con una persona con cui esiste già una conversazione precedente (come nell’esempio evidenziato in arancione), verremo semplicemente portati alla chat già in corso e non verrà creato un elemento nuovo Slide 21 All’interno di una conversazione (nuova o esistente) possiamo poi scrivere nuovi messaggi al destinatario attraverso i comandi posti a destra in basso (numero 1). Troviamo un campo in cui possiamo scrivere il nostro testo (numero 2), e in basso a destra, al numero 3, il pulsante che effettua l’invio. Sotto il campo di scrittura compare anche una riga di opzioni aggiuntive, che comprendono la formattazione del testo (numero 4), la priorità del messaggio (5), l’aggiunta di documenti allegati (6), e l’inserimento di emoji, faccine, etichette, gif animate e altri elementi “sociali” (numero 7). La barra di formattazione del testo (mostrata sotto l’esempio 4) comprende le consuete opzioni per creare grassetti, inclinati, sottolineati e barrati, evidenziazioni o titoli. Ulteriori opzioni come elenchi, rientri e tabelle sono disponibili sotto forma di menù aggiuntivo (numero 8). Le opzioni di priorità (dettagliate sotto l’esempio 5) includono quella standard, quella alta, e perfino la possibilità di inviare ripetutamente avvisi al destinatario per un certo periodo di tempo. Visto il probabile disturbo che questa opzione può causare, consigliamo di utilizzarla con molta, molta prudenza. Slide 22 Un aspetto interessante della funzionalità Chat, che distingue Teams da altri software più orientati all’uso personale, è la possibilità di recuperare rapidamente tutti i documenti che abbiamo scambiato con un contatto all’interno di una conversazione. Per farlo, sarà sufficiente cliccare sulla scheda “File” che si trova all’interno di una conversazione nella zona accanto al nome del destinatario (numero 1). All’interno di questa visualizzazione troviamo una lista di tutti i documenti inviati e ricevuti (numero 2). Cliccando sul documento si ottiene un’anteprima rapida per alcuni tipi di immagini e documenti comuni come Word, Excel o PDF, mentre aprendo il menù delle opzioni aggiuntive (numero 3) possiamo scegliere di aprire il documento in un programma esterno, di scaricarlo sul computer locale, o di ottenere un collegamento (numero 4) da copiare e incollare al di fuori di Teams (ad esempio in una email o in altri programmi).Per chiudere la scheda File e tornare all’elenco dei messaggi sarà sufficiente cliccare nuovamente sulla scheda “Chat” accanto alla scheda «File» vista al numero 1. Slide 24 Analogamente alla scheda File appena vista per le chat, la funzione generale chiamata “File” (numero 1) è in grado di mostrarci tutti i documenti inviati e ricevuti in tutte le chat, i team e le riunioni che avvengono nell’organizzazione (numero 2) o in altre posizioni rilevanti come la cartella download o il cloud aziendale (numero 3). Come si vede nell’esempio, il suo funzionamento è molto simile alla visualizzazione dei file che abbiamo visto per le Chat, con una lista di documenti e la possibilità di aprirli, scaricarli o condividerli (numero 4) In più, come si vede al numero 5, è possibile aggiungere altri servizi di archiviazione Cloud come Google Drive o Dropbox per poterne rapidamente consultare e condividere il contenuto senza aprire i programmi dedicati. Per poter aggiungere questa funzionalità fate riferimento al responsabile tecnico della vostra organizzazione.