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Microsoft Teams Slide 01 Impariamo a conoscere Teams, il servizio Microsoft che connette le persone all’interno di un’organizzazione per farle lavorare in modo più semplice, rapido e produttivo. Argomenti trattati Cos’è Microsoft Teams I primi passi dentro Teams Le funzioni di base: l’interfaccia, le Azioni, la Chat e i File Restare in contatto con i colleghi: le Chiamate Gestire il lavoro in gruppo: Team e Riunioni Estensioni e versioni per smartphone Slide 02 Vediamo prima di tutto cos’è Microsoft Teams Slide 03 Teams è un software di collaborazione che integra funzionalità di chat, videoconferenza e organizzazione pensate per mantenere in contatto tra loro i membri di un’organizzazione. Lo scopo è passare da un flusso di informazioni disordinato, che non aiuta a rimanere concentrati e a ritrovare quanto fatto in passato, a un ambiente in cui i collaboratori possono focalizzarsi su progetti, scadenze e scambio di documenti senza distrazioni e mantenendo un flusso di informazioni tracciabile e aggiornato. Possiamo scaricare e installare Teams dall’apposita sezione del sito Microsoft. Slide 04 Teams prevede tre modalità di lavoro: una per l’uso in ambiente scolastico, una per l’uso personale, e una per l’uso lavorativo. La versione scolastica e quella lavorativa sono sostanzialmente identiche (cambiano solo la procedura di accesso, la suddivisione dei partecipanti in insegnanti e studenti, e la possibilità di assegnare e verificare i compiti) mentre quella personale prevede solo alcune funzionalità limitate. Se usiamo Teams per il lavoro, inoltre, alcune funzioni possono presentare impostazioni diverse a seconda che usiamo la versione gratuita di Teams, oppure la versione a pagamento inclusa con un abbonamento a Microsoft Office 365. Alcune impostazioni dipendono anche da come la nostra organizzazione ha configurato le impostazioni interne. Tutte le versioni per lavoro (sia quella gratuita sia quelle a pagamento) includono comunque gli stessi strumenti di base e appaiono in gran parte identiche all’utilizzatore finale. Slide 05 Tralasciando la versione «educational», questo schema presenta in forma riassuntiva alcune differenze fondamentali tra la versione personale di Teams, quella per lavoro gratuita, e quella aziendale a pagamento. Le differenze più grandi sono nell’assenza di alcuni strumenti fondamentali per la collaborazione, e nella presenza di limiti nella connettività audio e video. Ad esempio, la versione personale può effettuare chiamate con un massimo di 20 partecipanti, mentre la versione lavorativa gratuita normalmente ha un limite di chiamata di 1 ora per 100 persone, contro le 24 ore e 300 persone della versione a pagamento. L’oggetto della presente formazione sarà la versione per il lavoro, che contiene il set completo di strumenti, anche se come abbiamo visto alcune funzioni possono avere limiti variabili. Slide 06 La differenza più grande tra la versione personale e le versioni dedicate al lavoro è la possibilità di poter accedere a Teams come membri di una organizzazione che collaborano attivamente al lavoro. In Teams, una “organizzazione” coincide di solito con un’azienda o con un’altra istituzione (una scuola, un’associazione, e così via), o comunque con un insieme di persone organizzate gerarchicamente (responsabili e membri collaboratori, studenti e alunni, e così via). Mentre nella vita personale le interazioni sono di solito uno-a-uno, o in gruppi fluidi, all’interno di un’organizzazione le persone di solito sono suddivise in reparti o team, cioè gruppi di lavoro stabili che hanno obiettivi diversi tra loro e definiti all’origine. Teams nasce con l’obiettivo di connettere questi gruppi nel modo più efficiente possibile. Slide 07 Se lavoriamo all’interno di un’organizzazione che già fa uso di Teams, l’organizzazione stessa avrà già attivato il nostro profilo, o provvederà a mandare al nostro indirizzo mail aziendale (o all’indirizzo che usiamo per collaborare) un invito ad accedere a Microsoft Teams. Questo indirizzo verrà quindi collegato in modo permanente a questa organizzazione. In caso di dubbio, è meglio rivolgerci al responsabile tecnico aziendale. In alternativa, se desideriamo impostare la nostra organizzazione per poter collaborare con i nostri colleghi (ad esempio, se siamo a capo di una piccola azienda, o di un’associazione di volontariato), possiamo farlo creando un profilo Teams lavorativo utilizzando una nostra email dopo aver installato il software o visitando «teams punto microsoft punto com». L’importante è selezionare la modalità di utilizzo “Per il lavoro” durante la procedura di iscrizione al servizio