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Slide 21 Possiamo poi rinominare o eliminare un documento facendo clic con il tasto destro su di esso, e scegliendo «Rinomina» oppure «Elimina» («Sposta nel Cestino» nel Mac). Il sistema di sincronizzazione di Microsoft OneDrive provvederà a modificare il nome del documento anche su tutti i dispositivi collegati. Slide 22 Se vogliamo, possiamo organizzare i nostri documenti in cartelle, proprio come faremmo con i nostri file abituali: possiamo fare clic con il tasto destro sulla finestra, e scegliere il menù “Nuovo” poi “Cartella” (su Windows) oppure il comando “Nuova cartella” su Mac. Possiamo assegnare un nuovo nome a questa nuova cartella, e utilizzarla poi come una comune cartella del computer, trascinando al suo interno nuovi file o documenti già presenti su OneDrive: ogni modifica verrà diligentemente sincronizzata. Slide 23 Ma attenzione! Perché il sistema di sincronizzazione fra il nostro computer e il nostro spazio di archiviazione in cloud funzioni, è necessario non solo che la app Microsoft OneDrive sia in esecuzione, ma anche che siamo connessi a internet, come nell’esempio 1. Se manca la connessione, come nell’esempio 2, o se la app OneDrive non è in esecuzione, possiamo continuare a usare la cartella OneDrive sul nostro computer come una cartella normale, e possiamo continuare ad aprire e modificare i documenti che sono stati sincronizzati in precedenza: tuttavia, le eventuali nuove modifiche verranno sincronizzate soltanto quando la app sarà di nuovo in esecuzione e connessa a internet. Senza app, o senza connessione a internet, tutte le modifiche che faremo rimarranno visibili solo sul dispositivo che stiamo usando in quel momento Slide 24 Un aspetto interessante delle funzionalità di sincronizzazione di Microsoft OneDrive è la possibilità di scegliere manualmente quali file o cartelle sincronizzare con il proprio computer locale. La funzione è conosciuta come “files on demand” (ossia “documenti su richiesta”) ed è già integrata sui computer Windows. Sui computer Mac invece richiede l’installazione del componente aggiuntivo “File di OneDrive su richiesta per Mac”, scaricabile gratuitamente dal sito Microsoft. Il sistema operativo del Mac deve essere inoltre aggiornato alla versione 10.14 o successiva. Lo scopo della funzione «Documenti su richiesta» è di permetterci di decidere caso per caso se mantenere uno specifico documento sempre disponibile sul nostro computer, o se invece lasciarlo disponibile solo sul cloud, e scaricarlo solo quando ne abbiamo davvero bisogno. Questo si rivela particolarmente utile per risparmiare spazio nel caso in cui la memoria del nostro dispositivo sia limitata (ad esempio se stiamo utilizzando un tablet o uno smartphone). All’interno della cartella OneDrive esistono tre tipi di file, riconoscibili per l’icona della colonna “Stato” (sui computer Windows) o dall’icona a fianco del nome del documento (sui Mac): - I file “solo online”, con il simbolo della nuvoletta - I file “disponibili localmente”, con il segno di spunta verde su sfondo bianco, e infine - I file “sempre disponibili su questo dispositivo”, contrassegnati da una spunta bianca su sfondo verde I documenti possono presentare anche altre due icone in momenti particolari: - Due frecce azzurre in cerchio, quando un documento si sta ancora sincronizzando con il cloud, oppure - Una croce bianca su sfondo rosso, quando c’è un problema di sincronizzazione per il documento considerato (ad esempio quando c’è un conflitto tra due versioni diverse, o quando il documento è danneggiato) Slide 25 I file “Solo online” sono accompagnati dal simbolo di una nuvoletta: sono documenti che in quel momento non sono presenti sul computer in uso, ma sono disponibili all’interno del cloud OneDrive. Possiamo sempre cancellarli, spostarli o rinominarli come se fossero documenti normali, ma il loro contenuto non è stato scaricato sul computer. Per poterli aprire e per poterne modificare il contenuto è necessario quindi essere connessi a internet, perché il loro contenuto dovrà essere scaricato «su richiesta» dal cloud. Basterà fare doppio clic su uno di questi documenti (passaggio 1), e OneDrive lo scaricherà dal cloud prima di aprirlo (passaggio 2). Slide 26 Aprendo un file “solo online” per modificarlo, questo viene quindi scaricato localmente e si trasforma in un file “disponibile localmente” (come nel passaggio 1). La sua icona si trasforma da una nuvoletta in un segno di spunta verde con lo sfondo bianco. Un file disponibile localmente è quindi interamente scaricato sul nostro computer, e accessibile anche quando non siamo connessi a internet. Quando avremo bisogno di liberare spazio sul nostro computer potremo scegliere di trasformare questo tipo di file in documenti “solo online”, cliccando col tasto destro sullo sfondo della cartella OneDrive e scegliendo l’opzione “Libera spazio” (passaggio 2): tutti i documenti disponibili localmente verranno sincronizzati con il cloud e il loro contenuto verrà cancellato dal computer locale, liberando così lo spazio di memoria corrispondente (passaggio 3). Facciamo attenzione: l’opzione «Libera spazio» non riguarda solo un unico documento, ma tutti i documenti marcati come «disponibili localmente». Non è quindi possibile scegliere di liberare lo spazio occupato da un solo documento alla volta: il comando «Libera spazio» li interesserà tutti. Slide 27 Se invece abbiamo necessità di mantenere un documento particolarmente importante sempre a disposizione, anche quando vogliamo liberare lo spazio occupato da altri documenti, possiamo trasformarlo in un documento “sempre disponibile”. Per farlo, individuiamo il documento o la cartella che desideriamo tenere sempre in locale, clicchiamoci sopra con il tasto destro e scegliamo l’opzione “Conserva sempre su questo dispositivo” (passaggio 1): il documento verrà istantaneamente sincronizzato, e la sua icona cambierà con la presenza di un segno di spunta bianco su sfondo verde (come nell’esempio 2). I documenti con questa icona rimarranno sempre sul nostro dispositivo, e non verranno rimandati sul cloud anche qualora dovessimo eseguire l’operazione “libera spazio”. Ovviamente potremo sempre cancellarli manualmente, o trasformarli in un documento “solo online” qualora non avessimo più bisogno di mantenerli costantemente sul computer: basterà cliccare nuovamente con il tasto destro sul file, e togliere il segno di spunta a fianco della voce «Conserva sempre su questo dispositivo» (come nel passaggio 3). Slide 28 Un aspetto importante che rende la funzione “Documenti su richiesta” particolarmente interessante è che dipende dal dispositivo in uso: questo significa che posso mantenere certi documenti sempre disponibili sul mio computer, mentre magari sul mio tablet potrò marcarli come “solo online”. Posso cioè decidere quali documenti scaricare su quale dispositivo, in modo totalmente libero e indipendente. Tutti i documenti saranno comunque sempre disponibili sul cloud OneDrive, indipendentemente dalla loro disponibilità o meno sul dispositivo locale in uso al momento. Slide 29 Vediamo ora come possiamo condividere i nostri documenti con altre persone attraverso OneDrive Slide 30 In alcuni casi potremmo voler permettere ad altri di visualizzare singoli documenti presenti sul nostro spazio OneDrive. Questa funzione è conosciuta come “Condivisione”, ed è integrata all’origine nell’app OneDrive per Windows. Per abilitarla nella versione Mac sarà invece necessario scaricare dal sito Microsoft il componente aggiuntivo gratuito “File di OneDrive su richiesta per Mac”, come abbiamo già visto per la funzione «Documenti su richiesta». Possiamo condividere con altre persone qualunque documento, inclusi quelli disponibili “solo online”: per farlo, sarà sufficiente cliccare con il tasto destro su un documento o una cartella all’interno della cartella OneDrive, e selezionare l’opzione “Condividi” con l’icona di una nuvoletta blu. Facciamo attenzione a non confondere l’opzione di condivisione di OneDrive con eventuali altre operazioni di condivisione permesse dal sistema operativo: ricordiamo che la condivisione di OneDrive ha sempre l’icona con la nuvoletta blu a fianco.