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Slide 111 Se lo dobbiamo modificare, facciamo doppio click sull’appuntamento. La schermata dell’appuntamento viene riaperta per darci la possibilità di apportare le modifiche o le aggiunte necessarie. Una volta finito, facciamo click sul pulsante «Salva e chiudi» per confermare le modifiche apportate. Se non vogliamo confermarle, chiudiamo la finestra utilizzando la X in alto a destra e quando ci viene chiesto non salviamo le modifiche. Per eliminare un appuntamento, ci clicchiamo sopra col tasto destro e scegliamo la voce «Elimina». Slide 112 Se l’appuntamento che creiamo si ripete nel corso del tempo, possiamo impostare una ricorrenza. A partire dalla finestra dell’appuntamento, facciamo click sul pulsante «Ricorrenza» presente nel gruppo Opzioni della scheda Appuntamento. Nella schermata che si apre, impostiamo le caratteristiche della ricorrenza. Per esempio, possiamo indicare che l’appuntamento si ripete lo stesso giorno di ogni settimana. Oppure lo stesso giorno da un mese all’altro. Specifichiamo anche l’intervallo di ricorrenza, indicando una data di fine oppure il numero di volte in cui deve ripetersi l’appuntamento. Poi confermiamo con «OK» e interrompiamo le specifiche con «Annulla». Slide 113 Partendo dal calendario, possiamo creare una riunione alla quale partecipano altre persone, che occupi una parte della nostra agenda. Per far questo, possiamo partire da qualunque visualizzazione del calendario. Facciamo click sul pulsante «Nuova riunione» presente nel gruppo Nuovo della scheda Home. Teniamo conto che un appuntamento può diventare una riunione se, con il pulsante «Invita partecipanti» presente nel gruppo Partecipanti della scheda Appuntamento, aggiungiamo i contatti. Slide 114 Nella schermata della riunione, inseriamo il titolo, ad esempio Verifica settimanale. Impostiamo la data e l’ora di inizio e fine. Poi inseriamo gli indirizzi e-mail delle persone che vogliamo invitare alla riunione, valutando se siano destinatari obbligatori o facoltativi. Oltre che scrivendoli direttamente dalla tastiera, possiamo indicare gli indirizzi dei partecipanti inserendoli dalla rubrica dei contatti. Per accedere alla rubrica, facciamo click su uno dei pulsanti «Obbligatorio» o «Facoltativo» presenti sulla finestra della riunione a seconda del tipo di destinatario che vogliamo aggiungere. Nella schermata che si apre facciamo doppio click sul contatto da inserire. Il nome del contatto appare nella parte relativa al tipo di partecipante da cui siamo partiti. Possiamo anche indicare un luogo e inserire del contenuto testuale in appoggio alla riunione. E come per gli appuntamenti, possiamo inserire oggetti grafici e allegati. Possiamo inoltre personalizzare il promemoria ed impostare la ricorrenza. Una volta finito, facciamo click sul pulsante «Invia». Verrà inviata in automatico una e-mail a tutti i partecipanti con la convocazione alla riunione, che dovranno accettare o rifiutare la partecipazione. La riunione appare sia sul nostro che sul calendario dei destinatari. Slide 115 Dopo averla creata, può capitare spesso di dover modificare una riunione, sia per quanto riguarda le indicazioni che relativamente ai destinatari. Facciamo doppio click sulla riunione per modificarla. La schermata della riunione viene riaperta per darci la possibilità di apportare le modifiche o le aggiunte necessarie. Una volta finito, facciamo click sul pulsante «Invia aggiornamento» per confermare le modifiche apportate ed inviare una nuova e-mail ai partecipanti con le nuove specifiche. Se non vogliamo confermarle, chiudiamo la finestra utilizzando la X in alto a destra e quando ci viene chiesto non salviamo le modifiche. Slide 116 Dopo averla creata, possiamo voler cancellare la riunione. Per farlo, facciamo click col tasto destro sulla riunione e tra le voci scegliamo «Annulla riunione». Si apre la schermata della riunione, che ci comunica che la notifica della cancellazione non è stata inviata ai partecipanti. Se vogliamo confermare l’eliminazione, facciamo click sul pulsante «Invia l’annullamento», in modo che venga mandata l’e-mail. Se invece chiudiamo la finestra con la X, ci appare una finestra di dialogo che ci chiede se continuare con l’annullamento. Selezioniamo la voce «Sì, invia un aggiornamento» se vogliamo confermare l’eliminazione inviando la relativa e-mail. Selezioniamo l’altra voce se non vogliamo annullare la riunione, la cui finestra in questo caso verrà chiusa mantenendo la riunione in calendario. Facciamo click sul pulsante «OK» per confermare l’opzione scelta o su «Annulla» per interrompere. Slide 117 Se abbiamo ricevuto la convocazione ad una riunione, dobbiamo accettare o rifiutare la partecipazione. Apriamo la mail di notifica. Utilizziamo i pulsanti presenti nel gruppo Rispondi della scheda Riunione o quelli presenti più in basso a destra nella finestra. Abbiamo a disposizione il pulsante «Accetta» per confermare la partecipazione. Se siamo in forse, utilizziamo il pulsante «Provvisorio». Se non possiamo partecipare, scegliamo il pulsante «Rifiuta». In tutti i casi viene inviata in automatico una e-mail all’organizzatore della riunione. Se prima di inviare l’e-mail vogliamo modificarla o se non vogliamo che venga inviata, facciamo click sulla freccina nera accanto ai tre pulsanti e scegliamo la voce relativa. Sempre nello stesso gruppo della scheda Riunione e in basso nella finestra, abbiamo a disposizione anche il pulsante «Suggerisci pianificazione alternativa» per indicare una data o una fascia oraria diversa, in alternativa a quella proposta da chi ha creato la riunione.