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Slide 96 Dopo aver creato una regola, possiamo in qualunque momento modificarla o eliminarla. Facciamo click sul pulsante «Regole» presente nel gruppo Sposta della scheda Home. Nell’elenco di scelta che ci appare, scegliamo direttamente la regola rapida «Gestisci regole e avvisi». Nella finestra che si apre selezioniamo la regola sulla quale agire ed utilizziamo i pulsanti in base all’azione che vogliamo attivare. Possiamo creare una nuova regola o cambiare una regola apportando le relative modifiche. Inoltre possiamo copiare una regola per crearne una simile o eliminare la regola quando non ci è più necessaria. Slide 97 Se siamo assenti dal lavoro, è buona norma attivare una risposta automatica da inviare a chi ci scrive una e-mail per comunicare la nostra assenza. Abbiamo due modi per inviare le risposte automatiche «Fuori sede». La scelta dipende dal tipo di account di posta elettronica che abbiamo. Se il nostro tipo di account lo prevede, partiamo dal menù File e selezioniamo la voce «Informazioni». Scegliamo poi l’opzione «Risposte automatiche» e nella finestra che si apre specifichiamo le informazioni per la risposta. Indichiamo il testo da riportare nel messaggio e il periodo in cui deve essere attivo il Fuori sede. Se non abbiamo questa possibilità, utilizziamo una regola in modo che venga inviato automaticamente un messaggio di risposta. Prima di creare la regola, componiamo un nuovo messaggio di posta da inviare nel caso di fuori sede. Dalla finestra del messaggio, facciamo click su «File» e poi sulla voce «Salva con nome». Nella finestra di dialogo che si apre, impostiamo il tipo come «Modello di Outlook» dall’elenco di scelta che troviamo sulla «Salva come». Nelle specifiche delle azioni della regola indicheremo il modello che abbiamo creato come messaggio da inviare. Slide 98 Normalmente, se siamo connessi ad Internet, l’Outlook avvia in automatico in modo regolare l’invio e la ricezione dei messaggi. Se vogliamo comunque avviare noi il controllo dei messaggi in arrivo o l’invio di quelli che abbiamo composto, facciamo click sul pulsante presente sulla barra di accesso rapido di Outlook. Oppure usiamo il pulsante «Invia a ricevi in tutte le cartelle» presente nel gruppo Invia e ricevi della scheda Invia/Ricevi. Slide 99 In questa sezione, impareremo a gestire la rubrica. Vedremo come creare i nostri contatti, come modificarli ed eliminarli. Inoltre impareremo a creare dei gruppi di contatti da utilizzare come destinatari dei messaggi di posta. Slide 100 All’avvio di Outlook, il programma si posiziona sulla posta elettronica. Per passare ai contatti, facciamo click sull’apposito pulsante di navigazione che troviamo sempre in basso a sinistra nella finestra di Outlook. Nella schermata che ci appare a sinistra sono visibili le cartelle in cui sono organizzati i nostri contatti, al centro l’elenco dei contatti e sulla destra il dettaglio del contatto sul quale siamo posizionati. Per creare una nuova cartella, usiamo la stessa procedura relativa alle cartelle di posta elettronica. Slide 101 Come popoliamo la nostra rubrica? Per creare un nuovo contatto, facciamo click sul pulsante «Nuovo contatto» presente nel gruppo Nuovo della scheda Home. Nella finestra che si apre, inseriamo tutte le informazioni del contatto, come ad esempio nome e cognome, indirizzo e-mail, contatto telefonico e tanto altro. Quando siamo pronti, facciamo click sul pulsante «Salva e chiudi» presente nel gruppo Azioni della scheda Contatto sulla finestra del contatto. Il nuovo contatto appare in rubrica. Slide 102 Dopo averlo creato, possiamo modificare o eliminare un contatto. E possiamo spostarlo in una delle cartelle presenti in rubrica, per organizzare meglio i nostri contatti, ad esempio differenziando tra quelli lavorativi e quelli personali. Cerchiamo nell’elenco il contatto su cui lavorare e clicchiamoci sopra col tasto destro. Tra le voci proposte, facciamo click «Elimina» se vogliamo cancellare il contatto dalla rubrica. Scegliamo la voce «Sposta» e specifichiamo la cartella per spostare il contatto dall’elenco generale alla cartella scelta. Se dobbiamo modificare o aggiungere qualcosa alla scheda del contatto, facciamo click sulla voce «Modifica contatto». Slide 103 Molto spesso abbiamo la necessità di inviare lo stesso messaggio ad una serie di contatti. Per evitare di doverli inserire uno per uno ogni volta che scriviamo il nuovo messaggio, possiamo creare un gruppo di contatti, chiamato anche lista di distribuzione, da poter utilizzare come destinatario dell’e-mail. Per creare un nuovo gruppo di contatti, facciamo click sul pulsante «Nuovo gruppo contatti» presente nel gruppo Nuovo della scheda Home. Nella finestra che si apre, inseriamo il nome del gruppo. Poi facciamo click sul pulsante «Aggiungi membri» del gruppo Membri della scheda Gruppo di contatti e scegliamo la voce «Da contatti di Outlook». Nella finestra che si apre, cerchiamo man mano i contatti e facciamo doppio click per aggiungerli. Quando abbiamo finito, facciamo click sul pulsante «OK» per confermare o su «Annulla» per interrompere l’azione. Una volta aggiunti tutti i contatti, facciamo click sul pulsante «Salva e chiudi» presente nel gruppo Azioni della scheda Gruppo di contatti sulla finestra del gruppo. Il nuovo gruppo appare nella rubrica insieme agli altri contatti. Slide 105 Se lo abbiamo creato, possiamo utilizzare il gruppo come destinatario del messaggio di posta che dobbiamo inviare a tutti i membri che fanno parte del gruppo. Nella finestra del nuovo messaggio, facciamo click su uno dei pulsanti «A», «Cc» o «Ccn» presenti sulla finestra del messaggio a seconda del tipo di destinatario che vogliamo aggiungere. Nella finestra possiamo riconoscere i contatti singoli o i gruppi dalla diversa icona associata. Poi ci comportiamo come già sappiamo relativamente all’inserimento dei destinatari dalla lista dei contatti. Slide 106 In questa sezione, impareremo a gestire la nostra agenda utilizzando il Calendario di Outlook. Vedremo come creare e gestire gli appuntamenti e le riunioni. Impareremo anche ad accettare una riunione che abbiamo ricevuto. Slide 107 All’avvio di Outlook, il programma di posiziona sulla posta elettronica. Per passare al calendario, facciamo click sull’apposito pulsante di navigazione che troviamo in basso a sinistra nella finestra di Outlook. Nella schermata che appare, vediamo a sinistra il calendario che possiamo scorrere con le freccine nere vicino al nome del mese. Sulla destra vediamo la vista calendario, che potrebbe apparire come mensile, settimanale o giornaliera. Subito sopra la vista calendario, troviamo indicato il mese corrente. A sinistra del nome del mese, abbiamo il pulsante «Oggi» per riportare visibile la giornata odierna se abbiamo scorso il calendario. E subito dopo, sono presenti le due freccine nere con le quali possiamo scorrere il calendario indietro e avanti nel tempo. Slide 108 Possiamo scegliere con quale vista calendario lavorare, modificandola anche più volte nel corso del tempo. Per farlo, utilizziamo i pulsanti del gruppo Disponi della scheda Home, facendo click su quello della vista che vogliamo appaia. Nella vista settimanale e giornaliera, ci vengono mostrate le varie fasce orarie. Slide 109 Partendo dal calendario, possiamo creare un appuntamento, che occupi una parte della nostra agenda. Per far questo, possiamo partire da qualunque visualizzazione del calendario. Poi facciamo doppio click col tasto sinistro del mouse sul giorno e la fascia oraria, se presente, in cui fissare il nuovo appuntamento. Oppure utilizziamo il pulsante «Nuovo appuntamento» presente nel gruppo Nuovo della scheda Home. Nella schermata che si apre, inseriamo il titolo dell’appuntamento, ad esempio Appuntamento dal dentista, e impostiamo la data e l’ora di inizio e fine. Possiamo anche indicare un luogo e inserire del contenuto testuale in appoggio all’appuntamento. Una volta finito, facciamo click sul pulsante «Salva e chiudi». L’appuntamento appare sul nostro calendario. Slide 110 Oltre che un contenuto testuale, ad un appuntamento possiamo aggiungere anche oggetti grafici o allegati. Per far questo, utilizziamo i relativi pulsanti della scheda Inserisci della finestra dell’appuntamento. Possiamo anche impostare un promemoria che ci ricordi l’appuntamento. Normalmente il promemoria predefinito è 15 minuti prima. Per modificarlo, nella finestra dell’appuntamento, utilizziamo il pulsante presente nel gruppo Opzioni della scheda Appuntamento, impostando il tempo che reputiamo opportuno.