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Slide 66 Quando siamo pronti per inviare il messaggio, valutiamo se assegnare all’e-mail una priorità. La priorità è un'indicazione che il mittente dà ai destinatari riguardo l'importanza e l'urgenza del contenuto del messaggio stesso. Ovviamente non dobbiamo obbligatoriamente assegnare una priorità, anzi è bene farlo solo in caso di necessità. Per impostare il livello di priorità, alta o bassa, facciamo click sul relativo pulsante presente nel gruppo Categorie della scheda Home della finestra del messaggio, a seconda del livello scelto. Dopo aver valutato l'inserimento della priorità, inviamo il messaggio facendo click sul pulsante «Invia» presente a sinistra dei destinatari nella finestra del messaggio. Slide 67 Per aprire un messaggio, ci posizioniamo nella cartella che lo contiene, per esempio Posta in arrivo o Bozze, e poi facciamo click sul messaggio. Il contenuto del messaggio ci viene mostrato nella finestra del Riquadro lettura. In alternativa, soprattutto se dobbiamo lavorare sul messaggio e non solo leggerne il contenuto, facciamo doppio click sul messaggio per ottenere l’apertura in una nuova finestra, che ci mostra i pulsanti di azione utili al nostro lavoro. Per chiudere il messaggio, se lo abbiamo nel riquadro lettura, ci spostiamo in un altro punto. Se abbiamo aperto la finestra del messaggio, facciamo click sulla X che c’è in alto a destra sulla finestra. Slide 68 Ci posizioniamo nella cartella che lo contiene, per esempio Posta in arrivo o Bozze, e poi facciamo click sul messaggio. Dalla tastiera premiamo il tasto «Canc» per eliminare il messaggio. In alternativa, clicchiamo col tasto destro sul messaggio e scegliamo la voce «Elimina». In entrambi i casi, il messaggio viene spostato nel Cestino o Posta eliminata. Per recuperare un messaggio cancellato, facciamo click sulla cartella Cestino o Posta eliminata. Individuiamo il messaggio da ripristinare e clicchiamoci sopra col tasto destro. Scegliamo la voce Sposta e decidiamo in quale cartella spostare il messaggio. Slide 69 Quando riceviamo un messaggio, molto spesso abbiamo la necessità di rispondere. La cosa importante è valutare a chi dobbiamo inviare la risposta. Possiamo fare in modo che la nostra risposta venga spedita solo al mittente del messaggio originale oppure possiamo scegliere che venga inviata a tutti gli utenti destinatari del messaggio originale e non al solo mittente. In entrambi i casi, usiamo i pulsanti presenti nella schermata del riquadro lettura e facciamo click su quello con una freccia viola rivolta a sinistra per l’azione «Rispondi» o su quello con due frecce viola per l’azione di «Rispondi a tutti». Nella schermata separata del messaggio che abbiamo aperto, troviamo gli stessi pulsanti per le due azioni. Slide 70 Quando riceviamo un messaggio e riteniamo che possa essere interessante anche per qualcun altro, possiamo inoltrare il messaggio. Questa azione significa inviare una copia del messaggio ad un altro destinatario in automatico invece che dover scrivere il messaggio per farlo avere all’interessato. Teniamo sempre presente che l’inoltro dei messaggi va fatto solo quando è necessario e, soprattutto, valutando le informazioni inserite all'interno del messaggio stesso. Per avviare l’azione «Inoltra», facciamo click sul pulsante con una freccia azzurra rivolta a destra presente nella schermata del riquadro lettura. Nella schermata separata del messaggio che abbiamo aperto, troviamo lo stesso pulsante per inoltrare il messaggio. Slide 71 In base alla scelta effettuata, una risposta o un inoltro, il nuovo messaggio che viene creato avrà alcune caratteristiche simili e altre diverse. In entrambi i casi vediamo riportato, nel corpo del nuovo messaggio, il contenuto di quello originale, al quale noi aggiungiamo, se necessario, la parte testuale relativa alla risposta o all’inoltro. Per quanto riguarda i destinatari, nel caso sia una risposta con l’azione «Rispondi» vediamo in automatico solo l’indirizzo di quello che era il mittente originale. Vediamo invece anche gli indirizzi degli altri destinatari, se abbiamo optato per l’azione «Rispondi a tutti». Nel caso in cui il nuovo messaggio sia conseguente all’azione «Inoltra», non è presente alcun indirizzo, ma lo inseriamo noi come facciamo solitamente. Inoltre, in entrambi i casi è presente già l’oggetto, che riprende quello del messaggio originale, inserendo però prima una R con i due punti, per indicare la risposta o una I con i due punti come riferimento all’inoltro. In ultimo, se nel messaggio originale sono presenti degli allegati, verranno in automatico inseriti in fase di inoltro ma non in risposta. Slide 72 Per aprire l’allegato di un messaggio, sia nel riquadro lettura che nella finestra separata del messaggio, facciamo doppio click sul file che vogliamo visualizzare. Nella finestra che si apre, ci viene chiesto di confermare l’apertura del file. Se siamo sicuri della provenienza del file, facciamo click sul pulsante «Apri». Per interrompere l’azione, facciamo click sul pulsante «Annulla». Dalla finestra, con il pulsante «Salva» possiamo decidere anche di salvare il file in memoria. Per effettuare direttamente il salvataggio del file allegato, facciamo click sulla freccina nera che c'è accanto al nome del file e fra le varie voci che ci vengono mostrate scegliamo «Salva con nome». Nella finestra che si apre, indichiamo la cartella di salvataggio e poi confermiamo col pulsante «Salva» o interrompiamo l’azione con «Annulla». Slide 73 Per visualizzare l’anteprima di stampa di un messaggio, dopo averlo selezionato o aperto, facciamo click sul menù File e poi sulla voce «Stampa». Nella schermata che ci appare, sulla parte sinistra troviamo l’anteprima del messaggio. Nel caso in cui non dobbiamo più utilizzare i comandi del menù «File», possiamo utilizzare il pulsante in alto a sinistra, identificato da un cerchietto bianco con una freccia dentro, per tornare alla visualizzazione di lavoro Slide 74 Partendo dalla voce «Stampa» del menù File, oltre che vedere l’anteprima, possiamo impostare le opzioni di stampa ed eseguire la stampa del messaggio. Per indicare le specifiche di stampa, facciamo click sul pulsante «Opzioni di stampa». Nella finestra che si apre, impostiamo se stampare tutte le pagine o solo alcune. Possiamo indicare anche il numero di copie e se devono essere fascicolate. Infine quando siamo pronti, possiamo scegliere la stampante sulla quale inviare la stampa. E, in ultimo, facciamo click sul pulsante «Stampa» per eseguire la stampa. Slide 75 Rispettando le indicazioni della Netiquette, nei messaggi di posta che scriviamo dobbiamo sempre inserire la nostra firma ed i nostri recapiti, soprattutto in ambito lavorativo. Per evitare di dover inserire queste informazioni in ogni nuovo messaggio, Outlook ci dà la possibilità di creare la nostra firma. In questo modo, in automatico, nel corpo di ogni nuovo messaggio viene inserita la nostra firma. Per creare una firma, facciamo click sul menù File di Outlook, poi scegliamo la voce «Opzioni». Nella finestra che si apre, posizioniamo a sinistra sulla voce «Posta» e facciamo click sul pulsante «Firme» presente sulla parte destra della finestra.