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Microsoft Outlook 365 Microsoft Outlook è il programma di gestione della posta elettronica leader di settore, che contiene anche un’agenda e una rubrica di contatti Argomenti trattati La comunicazione Concetti di posta elettronica L’Outlook Uso della posta elettronica Uso della rubrica Uso del calendario In questa sezione apprenderemo nozioni utili sulla comunicazione, soprattutto in ambito digitale. Capiremo il modo migliore di utilizzare la comunicazione elettronica. Slide 3 Il termine Netiquette nato dalla contrazione delle parole Network (Rete) ed Etiquette (Etichetta) è l'insieme delle norme di buon comportamento da rispettare nell’utilizzo della rete e dei suoi servizi tra cui la comunicazione elettronica. Le norme di etichetta si applicano in particolare alla posta elettronica. Non vi è alcuna legge che sancisca tali norme che sono affidate al buon senso degli utenti e disciplinate dal controllo sociale dagli stessi. Slide 4 Per quanto riguarda la posta elettronica dobbiamo rispettare alcune norme riportate nella Netiquette: non inviamo tramite posta elettronica messaggi pubblicitari o comunicazioni che non siano stati sollecitati in modo esplicito limitiamo l'invio di messaggi inutili o frivoli o che non siano di interesse generale limitiamo l'invio di allegati voluminosi valutando l'effettiva necessità componiamo messaggi sintetici, perché le e-mail molto lunghe spesso non vengono lette per intero utilizziamo correttamente il campo oggetto in modo che rispecchi in maniera concisa il contenuto del messaggio inseriamo sempre in calce all'email una firma contenente i nostri dati e le informazioni di contatto utilizziamo correttamente i campi destinatari controlliamo sempre la correttezza delle nostre e-mail effettuando il controllo ortografico. Slide5 In generale, nell’ambito della comunicazione teniamo sempre a mente queste poche indicazioni relative alla correttezza, specificate nella Netiquette: ricordiamo che la cultura, il linguaggio e il senso dell'umorismo del ricevente potrebbero non coincidere con il nostro ricordiamo che sulla rete l'uso del maiuscolo equivale ad urlare, quindi cerchiamo altri modi per enfatizzare i nostri concetti ricordiamo che non è sempre facile capire il tono associato a chi scrive, perché non si può vedere l'espressione di chi parla non rispondiamo d'impulso ad un messaggio provocatorio con il quale non siamo d'accordo, facciamo passare un po’ di tempo e rispondiamo con lucidità per non alimentare la polemica. Slide 6 In questa sezione impareremo cosa si intende per posta elettronica. Attraverso il software Microsoft Outlook vedremo come creare ed inviare messaggi e come leggerli o stamparli. Impareremo inoltre a gestire ed organizzare la nostra casella di posta. Slide7 La posta elettronica o semplicemente E-mail è uno dei servizi che ci mette a disposizione la rete internet. Ci consente di spedire testi ed allegati, cioè file di qualunque tipo, da un computer a un altro in tutto il mondo in pochi istanti. Si tratta di un servizio di comunicazione asincrono, cioè per funzionare non richiede la presenza contemporanea al computer del mittente e del destinatario. I messaggi ricevuti vengono archiviati in una casella di posta che risiede in un computer server dell’ISP, cioè la società che ci fornisce la casella di posta, in attesa che l'utente li visualizzi. Slide 8 Possiamo utilizzare il servizio di posta elettronica direttamente via web attraverso alcuni siti specifici oppure possiamo servirci degli appositi programmi come ad esempio Microsoft Outlook. Gli usi dell’e-mail sono molteplici, dalla comunicazione personale a quella commerciale e professionale. Infatti è divenuta uno strumento indispensabile sia in ambito personale, per tenersi in contatto con i propri amici, che in ambito lavorativo, per dialogare con colleghi, clienti e fornitori e scambiarsi documenti. Ed anche per richiedere e fornire informazioni su prodotti e servizi. Slide 9 Per usufruire della posta elettronica dobbiamo avere una nostra casella E-mail, normalmente gratuita, fornita da un Internet Service Provider o da altri fornitori di servizi Internet, oppure dall’azienda per cui lavoriamo o dall’istituzione di cui facciamo parte. Alla casella di posta viene associato un indirizzo mail, come ad esempio [email protected]. Un indirizzo di posta è formato da tre parti: il nome utente, che può corrispondere effettivamente al nome anagrafico o può essere un nome di fantasia il simbolo della chiocciola, che si pronuncia «et» il dominio dell'azienda, dell'ente o della società che fornisce la casella di posta, ad esempio gmail.com, fastweb.it, hotmail.com, azienda.it Slide 10 Come detto, alcuni indirizzi e-mail potrebbero ad esempio avere il nostro nome e il cognome reale. Oppure possiamo avere un nome di fantasia o preso da film, fumetti o cartoni animati. Slide 11 Prima di inviare un e-mail che contenga documenti allegati dobbiamo considerare due aspetti importanti, la dimensione e il tipo di documento che inviamo. Per quanto riguarda la dimensione, facciamo attenzione che non diventi critica superando il limite che i sistemi di posta impongono. Se questi limiti vengono superati dai nostri allegati, l'invio o la ricezione del messaggio viene rifiutata. L’alta cosa a cui dobbiamo stare attenti è il tipo di allegato, che potrebbe diventare un problema se il file venisse ritenuto potenzialmente pericoloso dal sistema che lo invia o, soprattutto, che lo riceve. Per esempio sono considerati pericolosi i file eseguibili che rappresentano delle applicazioni e che sono possibili portatori di virus. Per questo motivo, alcuni messaggi di posta potrebbero essere bloccati all'invio o alla ricezione oppure finire in automatico nella cartella Spam o Posta indesiderata del destinatario, rischiando così di non essere visti. Slide 12 In un messaggio di posta elettronica i campi destinatari, identificati con «A», «Cc» e «Ccn», ci consentono di inserire l’indirizzo e-mail dei destinatari del nostro messaggio. Ogni campo ha una sua specifica funzione: il campo «A» è per i destinatari principali, cioè il messaggio li riguarda direttamente il campo «Cc», cioè Copia conoscenza, è per i destinatari a cui il messaggio viene inviato solo per conoscenza in modo che ne siano informati il campo «Ccn», cioè Copia conoscenza nascosta, è per i destinatari per conoscenza dei quali però non vogliamo sia visibile l'indirizzo. Normalmente utilizziamo il campo «Ccn» quando vogliamo inviare una comunicazione a più destinatari e per tutelare la loro privacy vogliamo nascondere gli indirizzi, soprattutto se sono persone che non si conoscono tra loro. In ciascuno dei tre campi possiamo inserire uno o più indirizzi e-mail e uno stesso messaggio di posta può avere diversi tipi di destinatari. Slide 13 Con il termine «Spamming» si indica l'invio di grandi quantità di messaggi non richiesti dagli utenti generalmente tramite email. Questi messaggi vengono chiamati appunto «Spam». Lo scopo è molto spesso l'invio di materiale pubblicitario ma a volte i contenuti possono essere sconvenienti, illegali, fraudolenti o potenzialmente pericolosi per il computer. Questo fenomeno ha assunto negli anni proporzioni considerevoli, tanto da diventare un eccessivo consumo di risorse per il nostro provider di posta. Per noi utenti rappresenta un fastidio, una perdita di tempo e un potenziale pericolo. Slide 14 Come possiamo difenderci dallo spamming? Esistono diversi sistemi di difesa. Tutti gli Internet service provider utilizzano dei software per bloccare i messaggi provenienti da server riconosciuti come spammer. E anche noi utenti possiamo utilizzare dei software antispam che si integrano con i più comuni software di posta elettronica. Considerando che nessun sistema antispam può comunque essere perfetto, possiamo limitare la ricezione di spam tenendo a mente alcune indicazioni: utilizziamo un software antispam non pubblichiamo il nostro indirizzo e-mail sul web non rispondiamo ad un messaggio che potrebbe essere spam segnaliamo come Posta indesiderata i messaggi che riteniamo spam limitiamo al minimo i click ai link contenuti nei messaggi nei software che lo permettono, attiviamo l’opzione che impedisce lo scaricamento automatico delle immagini, che potrebbero contenere virus utilizziamo il campo Copia conoscenza nascosta quando inviamo e-mail destinate a più contatti. Slide 15 Il termine «Phishing» rappresenta un'attività illegale mediante la quale un malintenzionato ci invia messaggi di posta elettronica da un account fittizio fingendo che questi provengono da un ente a noi conosciuto, come per esempio la nostra banca, la posta o i siti di commercio elettronico. Lo scopo del phishing è carpire dati personali agli utenti che ingenuamente si fanno ingannare. I dati a cui mirano sono di solito i numeri di conto corrente, i codici di accesso ai conti bancari, le password e i numeri di carta di credito.